Tartalom
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. Bevezetés
1.2. Az adatkezelő megnevezése
1.3. Adatvédelmi tisztviselő
1.4. A szabályzat célja
1.5. A szabályzat hatálya
1.6. Fogalomtár
2. AZ ADATKEZELÉS SZABÁLYAI, ALAPELVEK
2.1. Az adatkezelések szabályai
2.2. A személyes adatok kezelésének elve
2.3. Az adatkezelés jogszerűsége
2.4. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
2.5. Jogi kötelezettség teljesítésén alapuló adatkezelés
2.6. A Társaság adatkezelési tájékoztatója
3. MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK
3.1. Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
3.2. Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés
3.3. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok
3.4. A „berepülő önéletrajzokra” vonatkozó különös szabályok
4 MUNKAVÁLLALÓK ELLENŐRZÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ ADATKEZELÉSEK
4.1. E‐mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
4.2. Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
4.3. A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
4.4. Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
5. SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
5.1. Magánszemélyként szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása
5.2. Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai
6. JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK
6.1. Adatkezelés adó‐ és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
6.2. Kifizetői adatkezelés
6.3. Adatkezelés pénzmosás / terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek teljesítése, és korlátozó intézkedések céljából
7. HONLAP LÁTOGATÓINAK, REGISZTRÁLT FELHASZNÁLÓINAK ADATKEZELÉSE
7.1. A Társaság honlapjának látogatói adatkezelése
7.2. Az iroda@eumanagement.hu e‐mail címen történő kapcsolatfelvétel adatkezelése
7.3. A cookie használat adatkezelése
7.4. Regisztráció a Társaság honlapján
8. ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
9. ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE
9.1. Az adatvédelmi incidens fogalma
9.2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
9.3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
10. AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
10.1. Tájékoztatás az érintett jogairól
10.1.1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése
10.1.2. Előzetes tájékozódáshoz való jog – ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik
10.1.3. Az érintett tájékoztatása és a rendelkezésére bocsátandó információk, ha a személyes adatokat az adatkezelő nem tőle szerezte meg
10.1.4. Az érintett hozzáférési joga
10.1.5. A helyesbítéshez való jog
10.1.6. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
10.1.7. Az adatkezelés korlátozásához való jog
10.1.8. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
10.1.9. Az adathordozhatósághoz való jog
10.1.10. A tiltakozáshoz való jog
10.1.11. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
10.1.12. Korlátozások
10.1.13. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
10.1.14. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog)
10.1.15. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
10.1.16. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
10.2. Jogérvényesítés, panaszbejelentés
11. A SZABÁLYZAT ELLENÖRZÉSE
11.1 Ellenőrzés
12. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
12.1 A Szabályzat megállapítása és módosítása
12.2. Intézkedések a szabályzat megismertetése
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. Bevezetés:
E szabályzat célja, hogy meghatározza a Kft‐nél a felhasználó személyes adatainak kezelését az Európai Parlement és Tanács (EU) 2016/679 (2016.04.27.) Rendeletének (General Data Protection Regulation) ‐ a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelemről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) – való megfeleltetés céljától.
A szabályzat célja továbbá, hogy meghatározza a vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését és megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását, nyilvánosságra hozatalát.
A Szabályzat megállapítása és módosítása az ügyvezető hatáskörébe tartozik.
1.2. Az adatkezelő megnevezése:
Név: EU Információ Management Kft.
Székhely: 1096 Budapest, Thaly Kálmán utca 39.
E‐mail cím: iroda@eumanagement.hu
Telefonszám: + 36 30 656 0138
1.3. Adatvédelmi tisztviselő:
Cégünk a nagy mennyiségű adatkezelés miatt adatvédelmi tisztviselőt jelölt ki és fontosnak tartja, hogy ügyfeleinek adatait a legnagyobb biztonságban legyenek.
Adatvédelmi tisztviselő adatai:
Név: Keller Mónika
Levelezési cím: 1141 Budapest, Bácskai utca 53.
E‐mail cím: info@adatvedelmitisztviselo.com
Telefonszám: +36 30 288 39 80
1.4. A szabályzat célja:
A Szabályzat célja, hogy a belső szabályozással a Társaság adatkezelő tevékenysége megfeleljen a Rendelet és az Info tv. rendelkezéseinek.
A Szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés Társaság általi igazolására szolgáljon.
1.5. A szabályzat hatálya:
E szabályzat hatálya a természetes személyekre vonatkozó személyes adatok Társaság általi kezelésre terjed ki.
A Szabályzat nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat.
1.6. Fogalomtár:
„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például: név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
„adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
„az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
„profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;
„álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
„nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
„adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
„adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
„címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél‐e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy 2016.5.4. HU Az Európai Unió Hivatalos Lapja L 119/33 egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi
szabályoknak;
„harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
„az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
„adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
„genetikai adat”: egy természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai jellemzőire vonatkozó minden olyan személyes adat, amely az adott személy fiziológiájára vagy egészségi állapotára vonatkozó egyedi információt hordoz és amely elsősorban az említett természetes személyből vett biológiai minta elemzéséből ered;
„biometrikus adat”: egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;
„egészségügyi adat”: egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról;
„tevékenységi központ”:
a) az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő esetében az Unión belüli központi ügyvitelének helye, ha azonban a személyes adatok kezelésének céljaira és eszközeire vonatkozó döntéseket az adatkezelő egy Unión belüli másik tevékenységi helyén hozzák, és az utóbbi tevékenységi hely rendelkezik hatáskörrel az említett döntések végrehajtatására, az említett döntéseket meghozó tevékenységi helyet kell tevékenységi központnak tekinteni;
b) az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatfeldolgozó esetében az Unión belüli központi ügyvitelének helye, vagy ha az adatfeldolgozó az Unióban nem rendelkezik központi ügyviteli hellyel, akkor az adatfeldolgozónak az az Unión belüli tevékenységi helye, ahol az adatfeldolgozó tevékenységi helyén folytatott tevékenységekkel összefüggésben végzett fő adatkezelési tevékenységek zajlanak, amennyiben az adatfeldolgozóra e rendelet szerint meghatározott kötelezettségek vonatkoznak;
„képviselő”: az az Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában;
„vállalkozás”: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is;
„vállalkozáscsoport”: az ellenőrző vállalkozás és az általa ellenőrzött vállalkozások;
„kötelező erejű vállalati szabályok”: a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályzat, amelyet az Unió valamely tagállamának területén tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő vagy adatfeldolgozó egy vagy több harmadik országban a személyes adatoknak az ugyanazon vállalkozáscsoporton vagy közös gazdasági tevékenységet folytató vállalkozások ugyanazon csoportján belüli adatkezelő vagy adatfeldolgozó részéről történő továbbítása vagy ilyen továbbítások sorozata tekintetében követ;
„felügyeleti hatóság”: egy tagállam által az 51. cikknek megfelelően létrehozott független közhatalmi szerv; L119/34 HU Az Európai Unió Hivatalos Lapja 2016.5.4.
„érintett felügyeleti hatóság”: az a felügyeleti hatóság, amelyet a személyes adatok kezelése a következő okok valamelyike alapján érint:
a) az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az említett felügyeleti hatóság tagállamának területén rendelkezik tevékenységi hellyel;
b) az adatkezelés jelentős mértékben érinti vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érinti a felügyeleti hatóság tagállamában lakóhellyel rendelkező érintetteket; vagy
c) panaszt nyújtottak be az említett felügyeleti hatósághoz;
„személyes adatok határokon átnyúló adatkezelése”:
a) személyes adatoknak az Unióban megvalósuló olyan kezelése, amelyre az egynél több tagállamban tevékenységi hellyel rendelkező adatkezelő vagy adatfeldolgozó több tagállamban található tevékenységi helyein folytatott tevékenységekkel összefüggésben kerül sor; vagy
b) személyes adatoknak az Unióban megvalósuló olyan kezelése, amelyre az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó egyetlen tevékenységi helyén folytatott tevékenységekkel összefüggésben kerül sor úgy, hogy egynél több tagállamba jelentős mértékben érint vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érint érintetteket;
„releváns és megalapozott kifogás”: a döntéstervezettel szemben benyújtott, azzal kapcsolatos kifogás, hogy ezt a rendeletet megsértették‐e, illetve hogy az adatkezelőre vagy az adatfeldolgozóra vonatkozó tervezett intézkedés összhangban van‐e a rendelettel; a kifogásban egyértelműen be kell mutatni a döntéstervezet által az érintettek alapvető jogaira és szabadságaira, valamint adott esetben a személyes adatok Unión belüli szabad áramlására jelentett kockázatok jelentőségét;
„az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás”: az (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv 1. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében vett szolgáltatás;
„nemzetközi szervezet”: a nemzetközi közjog hatálya alá tartozó szervezet vagy annak alárendelt szervei, vagy olyan egyéb szerv, amelyet két vagy több ország közötti megállapodás hozott létre vagy amely ilyen megállapodás alapján jött létre.
2. AZ ADATKEZELÉS SZABÁLYAI, ALAPELVEK
2.1. Az adatkezelések szabályai
Az információs önrendelkezési jog minden természetes személy Alaptörvényben rögzített alapjoga, a Társaság eljárásai során kizárólag a hatályos jogszabályok rendelkezése alapján végzett adatkezelést. Az adatkezelésnek mindenkor meg kell felelnie a Rendelet 5. cikk (1‐)‐(2) bekezdése szerinti alábbi alapelveknek:
2.2. A személyes adatok kezelésének elve:
a) a kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”)
b) az adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek és közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);
c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsnak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”)
d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”)
e) az adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé. A személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”)
f) az adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adott jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”)
Az adatkezelő felelős a 2.2. pont előírásainak való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).
2.3. Az adatkezelés jogszerűsége:
A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább az alábbiak egyike teljesül:
az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléshez;
az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;
az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges;
az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges;
az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges;
az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai ész szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek.
2.4. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
(1) Amennyiben a Társaság hozzájáruláson alapuló adatkezelést kíván végezni, az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lap szerinti tartalommal és tájékoztatással
kell kérni.
(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett a Társaság internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.
(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.
(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik
– pl, értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése ‐ a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel.
Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír.
(5) A Társaság nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.
(6) Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás megadása előtt az érintettet erről tájékoztatni kell. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.
(7) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
(8) Az adatkezelés célja: kapcsolatfelvétel, üzleti kapcsolattartás, tájékoztatás.
(9) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal, marketing tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozóként a Társaság IT szolgáltatója tárhelyszolgáltatást végző munkavállalói.
(10) A személyes adatok tárolásának időtartama: az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).
2.5. Jogi kötelezettség teljesítésén alapuló adatkezelés
(1) A jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés esetén a kezelhető adatok körére, az adatkezelés céljára, az adatok tárolásának időtartamára, a címzettekre az alapul szolgáló jogszabály rendelkezései irányadók.
(2) A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést jogszabály határozza meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ezesetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról,
ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.
2.6. A Társaság adatkezelési tájékoztatója
(1) A Társaság általános adatkezelési tájékoztatóját a 2. számú melléklet tartalmazza.
(2) A Társaság valamennyi adatkezelése során köteles biztosítani az érintett jogainak gyakorlását.
3. MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK
3.1. Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
A Társaság a munkavállalók személyes adatainak kezelése során az alábbiak szerint jár el:
(1) Adatkezelés célja: munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszüntetése az ezekkel kapcsolatos jogosultságok elismerése és kötelezettségek tanúsítása.
(2) Adatkezelés jogalapja:
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) (általános adatvédelmi rendelet, GDPR)
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.)
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.)
A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény (Mvt.)
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.)
A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (SzJA. tv.)
A társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény
A kötelező egészségbiztosítás ellátásairól szóló 1997. évi LXXXIII. törvény (Ebt.)
195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény végrehajtásáról
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.)
A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.)
A személy‐ és vagyonvédelmi, valamint a magán‐nyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény (SzVMt.)
Amennyiben jogosultságok bizonyításához vagy kötelezettségek elismeréséhez okmány, igazolás bemutatása szükséges (személyi igazolvány, jogosítvány, bizonyítvány, forgalmi engedély, diákigazolvány, stb.), úgy azt az adatkezelő – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – semmilyen módon nem másolja és tárolja, hanem az arra jogosult rögzíti az okmány adatait szükség esetén releváns tartalmát és aláírásával tanúsítja az okmány bemutatását, annak érvényességét.
(3) Az adatkezelő a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszüntetése kapcsán a munkavállaló alábbi adatait kezeli:
neve,
születési neve,
születési helye és ideje,
állampolgársága,
neme,
anyja születési neve,
lakóhelyének címe,
tartózkodási helye (amennyiben eltérő a lakóhelytől),
adóazonosító jele,
társadalombiztosítási azonosító jele (TAJ szám),
nyugdíjas törzsszám (nyugdíjas munkavállaló esetén),
magán‐nyugdíjpénztári tagság ténye, belépés ideje (év, hó, nap) bank neve és kódja
folyószámla száma,
telefonszáma, e‐mail címe,
családi állapota,
végzettséget igazoló okmány adatai, tartalma,
munka‐alkalmassági egészségügyi igazolás,
munkaköre,
orvosi alkalmasság ténye,
az érintett képmása,
önéletrajz,
munkaviszony kezdő‐ és befejező napja,
jogviszony szüneteltetésének kezdő‐ és befejező napja,
biztosítási jogviszony típusa,
heti munkaórák száma,
munkabérének összege, a bérfizetéssel, egyéb juttatásaival kapcsolatos adatok, a munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozást, illetve egyéb béből történő levonások esetén a határozat száma, a jogosult, valamint a nevében eljáró neve, címe, bankszámla száma, a levonás, a tartozás (és hátralék) összege,a munkaviszony megszűnésének módja, indokai,
a munkavállaló munkájának értékelése,
meghatározott munkakörben a tevékenység folytatására feljogosító vizsga, engedély, stb. száma, kibocsájtója, lejártának időpontja,
külföldi munkavállaló esetén útlevélszám; munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezését és száma,
főálláson kívüli munkavégzés esetén a jogviszony jellege, munkáltató neve és székhelye, a főálláson kívüli munkahelyen teljesített havi átlagos munkaidő, elvégzendő tevékenység,
tartozás, illetve egyéb bérből történő levonások esetén a határozat száma, a jogosult, valamint a nevében eljáró neve, címe, bankszámla száma, a levonás, a tartozás (és hátralék) összege,
az Mt. 120. § alapján járó pótszabadság igénybevételével kapcsolatosan
a rehabilitációs szakértői szerv legalább ötven százalékos mértékű egészségkárosodását megállapítását igazoló okmány adatai, tartalma,
fogyatékossági támogatásra jogosultságot igazoló okmány adatai, tartalma,
vakok személyi járadékára jogosultságot igazoló okmány adatai, tartalma,
pótszabadság, családi adókedvezmény igénybe vétele, adómentes természetbeni juttatásnak minősülő
kedvezményes utazási igazolvány igénylésének vagy adómentes iskolakezdési támogatás céljából munkavállaló
kiskorú hozzátartozójának (amennyiben a felügyeleti jog gyakorlója adta meg):
kiskorú hozzátartozó neve,
születési helye és ideje,
lakcíme,
anyja neve
társadalombiztosítási azonosító jele (TAJ szám)
adóazonosító jele,
érvényes diákigazolvány meglétének ténye,
A munkavállaló gyermeke tartós, súlyos betegség megléte (beteg gyermek pótszabadság igénylése miatt):
születési helye és ideje,
lakcíme,
anyja neve,
társadalombiztosítási azonosító jele (TAJ szám),
orvosi igazolás.
munkavállalót ért balesetek jegyzőkönyveiben rögzített adatokat;
(4) Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.
(5) A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a Társaság munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
A Társaság tulajdonosai részére csak a vezető állású munkavállalók személyes adatai továbbíthatók.
(6) A személyes adatok tárolásának időtartama:
A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.
Munkaszerződés teljesítéséhez kapcsolódó, egyéb jogszabályok által nem szabályozott adatok megőrzése:
munkaviszony megszűnését követő 3 év.
A munkavállaló adatainak kezelésére elsősorban a korábban felsorolt jogszabályok előírásai alapján történik és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul. A Munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges.
A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat 3. számú melléklete szerinti
Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő
jogairól.
(7) Az adatkezelés módja: elektronikus és papíralapú is lehet.
3.2. Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.
A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik.
Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a jogszabály címéről és a pontos jogszabályhelyről is. E Tájékoztatáshoz kapcsolódó adatkezelési tájékoztató mintáját jelen szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.
(2) A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt kitöltetheti a munkavállalókkal.
(3) Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor tölthető ki a munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az adatok feldolgozása.
(4) A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek.
(5) A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése.
(6) Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdeke.
(7) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: A vizsgálat eredményt a vizsgált
munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas‐e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a munkáltató nem ismerheti meg.
(8) A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év.
3.3. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok
(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, születési ideje, helye, anyja neve, lakcím, képesítési adatok, fénykép, telefonszám, e‐mail cím, a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés (ha van) és az érintett által megadott egyéb adatok.
(2) A személyes adatok kezelésének célja: Az álláshirdetésre jelentkező személyek adatainak kezelése esetében az adatkezelés célja az, hogy a munkáltató a meghirdetett álláshelyre megfelelő munkavállalót találjon. A személyes adatokat törölni kell, ha az adatkezelés célja megszűnt. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.
(3) Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk § (1) a) szerinti érintett hozzájárulása.
(4) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalók.
(5) A személyes adatok tárolásának időtartama: Jelentkezés a pályázat elbírálásáig. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Törölni kell annak adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta.
A kiválasztott önéletrajzokat, pályázatokat a felvételi eljárás lezárásáig őrzi Társaságunk.
(6) A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. A hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől.
Hozzájárulás esetén a pályázat megőrzés ideje 6 hónap.
(7) Adattárolás módja: papíralapon és elektronikusan.
(8) Kezelt adtok köre: a természetes személy neve, születési ideje, helye, anyja neve, lakcím, képesítési adatok, fénykép, telefonszám, e‐mail cím és az érintett által megadott egyéb adatok.
(9) A címzettnek minősülő személy köteles arról gondoskodni, hogy az önéletrajz, pályázat közvetlenül az ügyvezető igazgatójához kerüljön. Az osztályvezetőn kívül más munkavállaló sem elektronikusan, sem papír alapon önéletrajzot, pályázatot nem tárolhat.
3.4. A „berepülő önéletrajzokra” vonatkozó különös szabályok
A nem meghirdetett álláshelyre való kéretlen jelentkezés esetén a Társaság válaszlevelet küld a jelentkezőnek, amelyben tájékoztatja az adatkezelés tényéről, jogalapjáról és az adatkezelés elleni tiltakozás formáiról. A válaszlevélben a Társaság az önéletrajz maximum 6 hónapig való tárolásához hozzájárulást kér az önéletrajz küldőjétől (1. számú melléklet alapján).
4 MUNKAVÁLLALÓK ELLENŐRZÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ ADATKEZELÉSEK
Adatkezelés célja: A Társaság jogos üzleti érdekeinek megfelelően a munkavállalók Mt. 11§ (1) szerinti ellenőrzése, így különösen a munkavállalónak biztosított számítógép, e‐mail fiók és internethozzáférés ellenőrzése.
Adatkezelés jogalapja: 2012. évi I. törvény 11§ (1) valamint Rendelet 6. cikk (1) bekezdése f) pontja
4.1. E‐mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) Ha a Társaság e‐mail fiókot bocsát a munkavállaló rendelkezésére – ezen e‐mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.
(2) A munkavállaló az e‐mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat.
(3) A munkáltató jogosult az e‐mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen – akár naponta ‐ ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. Az ellenőrzés célja az e‐mail fiók használatára
vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek (Mt. 8.§, 52. §) ellenőrzése.
(4) Az ellenőrzésre és adatkezelésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult.
(5) Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során.
(6) Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, ‐ milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, ‐ milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az email fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban.
(7) Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e‐mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e‐mailek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.
(8) Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az e‐mail fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje. A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli. Az e‐mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.
(9) A munkavállaló az e‐mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet.
(10) Az ellenőrzés lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni és biztosítani kell a munkavállaló részére, hogy észrevételeit az ellenőrzéssel kapcsolatban megtehesse.
4.2. Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A Társaság által a munkavállaló részére munkavégzés céljára rendelkezésre bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát a Társaság megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését nem kezelheti és nem tárolhatja.
A munkáltató ezen eszközökön tárolt adatokat ellenőrizheti. Ezen eszközök munkáltató általi ellenőrzésére és jogkövetkezményire egyebekben az előbbi 3.1. rendelkezései irányadók.
(2) Az ellenőrzés lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni és biztosítani kell a munkavállaló részére, hogy észrevételeit az ellenőrzéssel kapcsolatban megtehesse.
4.3. A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja és az internethasználatot korlátozhatja. A munkavállaló munkhelyi internethasználatát a munkáltató ellenőrizheti.
(2) Az ellenőrzés lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni és biztosítani kell a munkavállaló részére, hogy észrevételeit az ellenőrzéssel kapcsolatban megtehesse.
4.4. Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt adatokat ellenőrizheti.
(2) A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont magáncélra használta.
Ezesetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgáltatótól és felhívja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye felismerhetetlenné.
A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló viselje.
(3) Az ellenőrzés lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni és biztosítani kell a munkavállaló részére, hogy észrevételeit az ellenőrzéssel kapcsolatban megtehesse.
5. SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
5.1. Magánszemélyként szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása
A Társaság szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy alábbi adatait: (név, születési nevét, születési adatok, anyja nevét, lakcímét, tartózkodási címet, adóazonosító jelét, személyi igazolvány számát, személyi számát, telefonszámát, e‐mail címét, bankszámlaszámát, vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát), online azonosítóját (vevők, szállítók listája, törzsvásárlási listák) és állampolgárságát), a pályázat által megkövetelt egyéb adatok.
Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.
A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói.
A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.
Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, az a tájékoztatás történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell. A természetes személlyel kötött szerződéshez kapcsolódó adatkezelési kikötés szövegét jelen Szabályzat 5. számú melléklete tartalmazza.
5.2. Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai
A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e‐mail címe, online azonosítója a pályázatok által megkövetelt egyéb adatok.
A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.
A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig.
Az adatfelvételi lap mintáját jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza. Ezen nyilatkozatot az ügyféllel, vevővel, szállítóval kapcsolatban álló munkavállalónak ismertetnie kell az érintett személlyel és a nyilatkozat aláírásával kérnie kell hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni.
6. JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK
6.1. Adatkezelés adó‐ és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
(1) A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§‐a alapján különösen: adószám, név, cím, adózási státusz, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§‐a alapján:
név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel.
(2) A személyes adatok tárolásának időtartama: a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
(3) A személyes adatok címzettjei: a Társaság adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
6.2. Kifizetői adatkezelés
(1) A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó‐, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017:CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 7.§ 31.) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§‐a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait (ideértve az előző nevet és a titulust is), nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, a Társaság kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljesítés (bérszámfejtés, társadalombiztosítási
ügyintézés) céljából.
(2) A személyes adatok tárolásának időtartama: a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
(3) A személyes adatok címzettjei: a Társaság adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
6.3. Adatkezelés pénzmosás / terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek teljesítése, és korlátozó intézkedések céljából
(1) A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, pénzmosás és terrorizmus‐finanszírozása megelőzése és megakadályozása céljából kezeli ügyfelei, ezek képviselői, és a tényleges tulajdonosoknak a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvényben (Pmt.) meghatározott adatait:
a természetes személy
a) családi és utónevét,
b) születési családi és utónevét,
c) állampolgárságát,
d) születési helyét, idejét,
e) anyja születési nevét,
f) lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét,
g) azonosító okmányának típusát és számát; lakcímet igazoló hatósági igazolványa számát, a bemutatott okiratok másolatát. (7.§).
(2) A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtása céljából kezeli az erről szóló 2017. évi LII. törvényben (Kit) meghatározott adatokat.
(3) A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, a Társaság vezetője és a Társaság Pmt. szerinti kijelölt személye.
(4) A személyes adatok tárolásának időtartama az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 8 év. (Pmt. 56.§(2)).
7. HONLAP LÁTOGATÓINAK, REGISZTRÁLT FELHASZNÁLÓINAK ADATKEZELÉSE
7.1. A Társaság honlapjának látogatói adatkezelése:
(1) Társaságunk honlapja:
(2) Az adatkezelés célja: a honlap látogatása során a szolgáltató és a szolgáltatás működésének ellenőrzése és a visszaélések megakadályozása érdekében rögzíti a látogatói adatokat.
(3) A kezelt adatok köre: dátum, időpont, a felhasználó számítógépének IP címe, a meglátogatott oldal címe, az előzőleg meglátogatott oldal címe, a felhasználó operációs rendszerével és böngészőjével kapcsolatos adatok.
(4) Az adatkezelés időtartama: a honlap megtekintésétől számított 30 nap.
7.2. Az iroda@eumanagement.hu e‐mail címen történő kapcsolatfelvétel adatkezelése
(1) Az adatkezelés célja: kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás.
(2) Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
(3) A kezelt adatok köre: név, e‐mail cím, dátum és időpont, az üzenet tárgya, szövege, továbbá az érintett által
megadott egyéb személyes adatok.
(4) Az adatok törlésének határideje: az adatközléstől számított 2 év illetve amennyiben szerződéshez köthető
az e‐mail akkor a szerződés megszűnését követően 5 év.
7.3. A cookie használat adatkezelése
(1) A süti (angolul cookie) egy file, amely akkor kerül a felhasználó számítógépére amikor egy webhelyet látogat meg. A süti olyan adat, amit a meglátogatott weboldal küld a látogató böngészőjének (változónév‐érték formában), hogy az eltárolja és később ugyanaz a weboldal be is tudja tölteni a tartalmát. Többek között információt gyűjtenek, megjegyzik a látogató egyéni beállításait, és általánosságban megkönnyítik a weboldal használatát a felhasználók számára.
(2) A honlap által használt sütikről: Teljesítményt biztosító Google Analytics sütiket arra használjuk, hogy információt gyűjtsünk azzal kapcsolatban, hogy használják látogatóink weboldalunkat. Ezek a sütik nem tudják a felhasználót személy szerint beazonsítani ( az éppen használt IP címet is csak részben rögzítik), olyan információkat gyűjtenek, mint pl.: hogy melyik oldalt nézte meg a látogató, a felhasználó a weboldal mely részére kattintott, hány oldalt keresett fel, milyen hosszú volt az egyes munkamenetek megtekintési ideje, melyek voltak az esetleges hibaüzenetek – mindezt weboldalunk fejlesztésnek, valamint a felhasználók számára biztosított élmények javításának céljával.
7.4. Regisztráció a Társaság honlapján
(1) A honlapon a regisztráló természetes személy az erre vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. A honlapon történő regisztráció kizárólag ajánlat kérési szándékkal történik. Tilos a négyzet előre bejelölése.
(2) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve (vezetéknév, keresztnév), címe, telefonszáma, email címe, online azonosító, a keresett ingatlan adatai (földrajzi elhelyezkedése, mérete, fekvése, épület típusa, épület jellege, keresési összeg, költözési időpont).
(3) A személyes adatok kezelésének célja:
1. A honlapon nyújtott szolgáltatások teljesítése.
2. Kapcsolatfelvétel, elektronikus, telefonos, SMS, és postai megkereséssel.
3. Tájékoztatás a Társaság termékeiről, szolgáltatásairól, szerződési feltételeiről, akcióiról.
4. Reklám‐küldemény a tájékoztatás során elektronikusan és postai úton küldhető.
5. A honlap használatának elemzése.
(4) Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.
(5) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal, marketing tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozóként a Társaság IT szolgáltatója tárhelyszolgáltatást végző munkavállalói.
(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a regisztráció / szolgáltatás aktív fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).
8. ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
(1) A Társaság valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.
(2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.
(3) A Társaság a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 7. számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni.
A személyes adatokhoz való hozzáférést a Társaság jogosultsági szintek megadásával korlátozza.
(4) A Társaság az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.
(5) A Társaság alkalmazottai a munkahelyi gépekhez csatlakoztathatják saját számítástechnikai eszközeiket, adattároló és rögzítő eszközeiket.
(6) A Társaság az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.
(7) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja:
a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;
b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;
c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;
d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;
e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és
f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.
(8) A Társaság a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.
(9) A Társaság által kezelt személyes adatok interneten történő megosztása tilos!
(10) A munkahelyen és a Társaság eszközein fájl letöltő‐, játék‐, csevegő‐, szexuális szolgáltatásokat kínáló oldalak látogatása szigorúan tilos!
(11) Külső forrásból kapott vagy letöltött, nem engedélyezett programok használata tilos!
(12) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér‐ és munkaügyi ás egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.
(13) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.
9. ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE
9.1. Az adatvédelmi incidens fogalma
(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.)
(2) A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél‐ és vevőpartnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.
9.2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
(1) Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Társaság vezetőjének feladata.
(2) Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kisérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
(3) Amennyiben a társaság ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteni kell a Társaság vezetőjét.
(4) A Társaság munkavállalói kötelesek jelenteni a Társaság vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.
(5) Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társaság központi e‐mail címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket.
(6) Adatvédelmi incidens bejelentése esetén a Társaság vezetője – az informatikai, pénzügyi és működési vezető bevonásával – haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:
a. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,
b. az incidens leírását, körülményeit, hatásait,
c. az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,
d. a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,
e. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,
f. a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.
(7) Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről.
Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.
9.3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
(1) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:
a) az érintett személyes adatok körét,
b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
c) az adatvédelmi incidens időpontját,
d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,
f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.
(2) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni.
10. AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
10.1. Tájékoztatás az érintett jogairól
(1) Az érintett jogai röviden összefoglalva:
1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése
2. Előzetes tájékozódáshoz való jog – ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik
3. Az érintett tájékoztatása és a rendelkezésére bocsátandó információk, ha a személyes adatokat az adatkezelő nem tőle szerezte meg
4. Az érintett hozzáférési joga
5. A helyesbítéshez való jog
6. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
7. Az adatkezelés korlátozásához való jog
8. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
9. Az adathordozhatósághoz való jog
10. A tiltakozáshoz való jog
11. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
12. Korlátozások
13. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
14. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog)
15. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
16. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
(2) Az érintett jogai részletesen:
10.1.1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése
(1) Az adatkezelőnek az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva kell nyújtania, különösen a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.
(2) Az adatkezelőnek elő kell segítenie az érintett jogainak a gyakorlását.
(3) Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről. E határidő a Rendeletben írt feltételekkel további két hónappal meghosszabbítható. amelyről az érintettet tájékoztatni kell.
(4) Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
(5) Az adatkezelő az információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást és intézkedést díjmentesen biztosítja, azonban a Rendeletben írt esetekben díj számítható fel.
A részletes szabályok a Rendelet 12 cikke alatt találhatók.
10.1.2. Előzetes tájékozódáshoz való jog – ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik
(1) Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon. Ennek keretében az érintettet tájékoztatni kell:
a) az adatkezelő és képviselője kilétéről és elérhetőségeiről,
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségeiről (ha van ilyen),
c) a személyes adatok tervezett kezelésének céljáról, valamint az adatkezelés jogalapjáról,
d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeiről,
e) a személyes adatok címzettjeiről – akikkel a személyes adatot közlik ‐ , illetve a címzettek kategóriáiról, ha van ilyen;
e) adott esetben annak tényéről, hogy az adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat.
(2) A tisztességes és átlátható adatkezelés biztosítsa érdekében az adatkezelőnek az érintettet a következő kiegészítő információkról kell tájékoztatnia:
a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén arról, hogy a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele‐e, valamint hogy az érintett köteles‐e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
f) az automatizált döntéshozatal tényéről, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikáról, és arra vonatkozóan érthető információkról, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.
(3) Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról.
Az előzetes tájékozódáshoz való jog részletes szabályait a Rendelet 13. cikke tartalmazza.
10.1.3. Az érintett tájékoztatása és a rendelkezésére bocsátandó információk, ha a személyes
adatokat az adatkezelő nem tőle szerezte meg
(1) Ha az adatkezelő a személyes adatokat nem az érintettől szerezte meg, az érintettet az adatkezelőnek a személyes adatok megszerzésétől számított legkésőbb egy hónapon belül; ha a személyes adatokat az érintettel való kapcsolattartás céljára használják, legalább az érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával; vagy ha várhatóan más címzettel is közlik az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor tájékoztatnia kell az előbbi
2. pontban írt tényekről és információkról, továbbá az érintett személyes adatok kategóriáiról, valamint a személyes adatok forrásáról és adott esetben arról, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak‐e.
(2) A további szabályokra az előbbi 2. pontban (Előzetes tájékozódáshoz való jog) írtak irányadók.
E tájékoztatás részletes szabályait a Rendelet 14. cikke tartalmazza.
10.1.4. Az érintett hozzáférési joga
(1) Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van‐e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az előbbi 2‐3. pontban írt kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk).
(2) Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.
(3) Az adatkezelőnek az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére kell bocsátania. Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel.
Az érintett hozzáférési jogára vonatkozó részletes szabályokat a Rendelt 15. cikke tartalmazza.
10.1.5. A helyesbítéshez való jog
(1) Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat.
(2) Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését is.
Ezen szabályokat a Rendelet 16. cikke tartalmazza.
10.1.6. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
(1) Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje ha
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre,
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére közvetlenül gyermeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
(2) A törléshez való jog nem érvényesíthető, ha az adatkezelés szükséges
a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
b) az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
c) a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
d) a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törléshez való jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
e) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
A törléshez való jogra vonatkozó részletes szabályokat a Rendelet 17. cikke tartalmazza.
10.1.7. Az adatkezelés korlátozásához való jog
(1) Az adatkezelés korlátozása esetén az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
(2) Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek‐e az érintett jogos indokaival szemben.
(3) Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az érintettet előzetesen tájékoztatni kell.
A vonatkozó szabályokat a Rendelet 18. cikke tartalmazza.
10.1.8. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezeléskorlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatja e címzettekről. E szabályok a Rendelet 19. cikke alatt találhatók.
10.1.9. Az adathordozhatósághoz való jog
(1) A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha
a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
b) az adatkezelés automatizált módon történik.
(2) Az érintett kérheti a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását is.
(3) Az adathordozhatósághoz való jog gyakorlása nem sértheti a Rendelet 17. cikkét (A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”). Az adtahordozhatósághoz való jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges. E jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.
A részletes szabályokat a Rendelet 20. cikke tartalmazza.
10.1.10. A tiltakozáshoz való jog
(1) Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak közérdeken, közfeladat végrehajtásán (6. cikk (1) e)) , vagy jogos érdeken (6. cikk f)) alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben,
vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
(2) Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
(3) Ezen jogokra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni.
(4) Az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált eszközökkel is gyakorolhatja.
(5) Ha a személyes adatok kezelésére tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség.
A vonatkozó szabályokat a Rendelet 21. cikke tartalmazza.
10.1.11. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
(1) Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.
(2) Ez a jogosultság nem alkalmazandó abban az esetben, ha a döntés:
a) az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
b) meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.
(3) Az előbbi a) és c) pontjában említett esetekben az adatkezelő köteles megfelelő intézkedéseket tenni az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében, ideértve az érintettnek legalább azt a jogát, hogy az adatkezelő részéről emberi beavatkozást kérjen, álláspontját kifejezze, és a döntéssel szemben kifogást nyújtson be.
A további szabályokat a Rendelet 22. cikke tartalmazza.
10.1.12. Korlátozások
Az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja jogok és kötelezettségek (Rendelet 12‐22. cikk, 34. cikk, 5. cikk) hatályát ha a korlátozás tiszteletben tartja az alapvető jogok és szabadságok lényeges tartalmát.
E korlátozás feltételeit a Rendelet 23. cikke tartalmazza.
10.1.13. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
(1) Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelőnek indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatnia kell az érintettet az adatvédelmi incidensről. E tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell legalább a következőket:
a) az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
(2) Az érintettet nem kell az tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) az adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.
A további szabályokat a Rendelet 34. cikke tartalmazza.
10.1.14. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog)
Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban –, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a Rendeletet. Az a felügyeleti hatóság, amelyhez a panaszt benyújtották, köteles tájékoztatni az ügyfelet a panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről és annak eredményéről, ideértve azt is, hogy a az ügyfél jogosult bírósági jogorvoslattal élni.
E szabályokat a Rendelet 77. cikke tartalmazza.
10.1.15. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
(1) Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben.
(2) Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra, ha az illetékes felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről.
(3) A felügyeleti hatósággal szembeni eljárást a felügyeleti hatóság székhelye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani.
(4) Ha a felügyeleti hatóság olyan döntése ellen indítanak eljárást, amellyel kapcsolatban az egységességi mechanizmus keretében a Testület előzőleg véleményt bocsátott ki vagy döntést hozott, a felügyeleti hatóság köteles ezt a véleményt vagy döntést a bíróságnak megküldeni.
E szabályokat a Rendelet 78. cikke tartalmazza.
10.1.16. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
(1) A rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok – köztük a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog – sérelme nélkül, minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait.
(2) Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni eljárást az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen eljárás megindítható az érintett szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is, kivéve, ha az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó valamely tagállamnak a közhatalmi jogkörében eljáró közhatalmi szerve.
E szabályokat a Rendelet 79. cikke tartalmazza.
10.2. Jogérvényesítés, panaszbejelentés
Az érintetti jogok gyakorlása érdekében és adatkezeléssel kapcsolatosan panasszal az adatvédelmi tisztviselőhöz lehet fordulni:
Név: Keller Mónika
Levelezési cím: 1145 Budapest, Bácskai utca 53.
E‐mail cím: info@adatvedelmitisztviselo.com
Telefonszám: 30 / 288‐39‐80
Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságához lehet fordulni.
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
E‐mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefonszám: + 36 1 391‐1400
11. A SZABÁLYZAT ELLENÖRZÉSE
11.1 Ellenőrzés
(1) Az adatvédelemmel kapcsolatos előírások, így különösen ezen szabályzat rendelkezéseinek betartását a Társaságnál adatkezelést végző szervezeti egységek vezetői folyamatosan kötelesek ellenőrizni.
(2) A Társaságnál a kezelt adatok ellenőrzését az ügyvezető igazgató és az általa megbízott adatvédelmi tisztviselő a belső ellenőr bevonásával évente egyszer ellenőrzi.
12. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
12.1 A Szabályzat megállapítása és módosítása
A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társaság ügyvezetője jogosult.
12.2. Intézkedések a szabályzat megismertetése
E Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Társaság valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége. A munkaszerződési kikötés mintája jelen szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza.
